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Alunni – Trattamento dei dati personali da parte dell'Incaricato
Incaricato del trattamento è l'intero corpo insegnante. Pertanto ogni Docente, nel momento in cui è assegnato a far parte del corpo insegnante dell'Istituto diventa automaticamente Incaricato dei seguenti trattamenti per i quali riceve istruzione scritta:
1. gestione di dati personali comuni per qualsiasi attività didattica e organizzativa;
2. l'esercizio delle attività didattiche e di sorveglianza in relazione alla scelta dell'alunno di avvalersi dell'insegnamento della Religione Cattolica (dato sensibile in quanto idoneo a rivelare le convinzioni religiose);
3. registrazione di assenze per motivi di salute (dato particolare o sensibile in quanto in taluni casi idoneo a rivelare parzialmente lo stato di salute) o motivi familiari (dato particolare) con visione di certificati medici di avvenuta guarigione (dato particolare o sensibile in quanto parzialmente idoneo a rivelare lo stato di salute); giustificazioni di assenze dovute a festività religiose di religioni non cattoliche (dato sensibile in grado di rivelare la convinzione religiosa, ad esempio festività ebraiche, ecc.);
4. presa visione da parte dei Docenti di Educazione Fisica di certificazioni mediche per esonero dalle lezioni pratiche di Educazione Fisica con diagnosi (dato sensibile in quanto idoneo a rivelare lo stato di salute);
5. visione e scrittura sul libretto personale per le comunicazioni scuola-famiglia (dati particolari);
6. gestione delle certificazioni di alunni portatori di handicap che incidono sulla didattica e relativa documentazione per l'integrazione (dato sensibile in quanto idoneo a rivelare lo stato di salute);
7. scrittura di note disciplinari e gestione di registri contenenti tali note e provvedimenti di sospensione,ecc. (dato particolare in quanto la sua diffusione potrebbe ledere la dignità dell'interessato e il suo diritto alla riservatezza);
8. elaborazioni di valutazioni intermedie e finali, nonché votazioni, sul profitto, il grado di impegno, la condotta, il profilo psicologico e attitudinale, ecc. di ogni alunno assegnato (dati particolari la cui diffusione potrebbe ledere la dignità dell'interessato e il suo diritto alla riservatezza) e scrittura delle stesse su moduli e registri;
9. gestione di elaborati scritti, in particolare temi di Italiano, riportanti in taluni rari casi informazioni delicate sulla sfera personale e familiare dell'alunno (dati particolari di grado elevato);
10. conoscenza ed eventuale utilizzo di informazioni su situazione di problemi di salute dell'alunno che possono presentarsi durante le lezioni, in alcuni casi con grave rischio per la vita dell'alunno (allergie con pericolo di grave shock anafilattico, asma grave con pericolo di soffocamento, diabete grave, epilessia, cardiopatie gravi, ecc.) o imbarazzanti ( disturbi di continenza, ecc.), messe a disposizione dai genitori o dall'interessato. Se l'informazione è orale l'insegnante è tenuto al riserbo. Se esiste qualche comunicazione scritta, trattasi di dato sensibile e va trattato con particolari cautele;
11. gestione dei registri di classe, contenenti dati comuni e particolari. Durante l'orario delle lezioni questi registri sono in classe sulla scrivania, affidati all'insegnante di turno. Al termine delle lezioni vengono raccolti da un Collaboratore Scolastico (incaricato del trattamento) e conservati in luogo sicuro per essere riconsegnati all'inizio delle lezioni successive;
12. gestione del registro del Docente in cui sono annotati dati comuni e particolari. Il Docente è responsabile della riservatezza del registro;
13. gestione del registro dei verbali dei Consigli di classe: dati di tipo comune e particolare; è conservato a cura del Dirigente in armadio chiuso a chiave;
14. gestione registri e documenti in occasione di esami e concorsi ;
15. gestione di elenchi di alunni e genitori per attività varie della scuola;
16. gestione dei dati comuni degli alunni in caso di visite d'istruzione o viaggi;
17. partecipazione a commissioni scolastiche che trattano dati personali;
18. partecipazione alla gestione delle elezioni degli organi collegiali (trattano dati comuni);
19. gestione del POF (Piano Offerta Formativa (dati neutri);
20. gestione dell'orientamento scolastico in ingresso e in uscita (se coinvolti profili psicologici il dato può essere particolare o in rarissimi casi sensibile).
MODALITÀ DI RACCOLTA DEI DATI:
1) Gran parte dei dati provengono dall'interno della scuola stessa o dalla visione di dati presenti nel Fascicolo Personale detenuto dalla scuola
2) Alcuni dati provengono dalla visione del libretto personale dello studente o da comunicazioni scritte della famiglia o da comunicazioni verbali dello studente
3) I certificati medici per assenze di malattia e i certificati che attestano patologie in atto ed esoneri dall'attività pratica di Scienze motorie e sportive vengono raccolti dai Docenti per la giustificazione o la presa d'atto e consegnati e conservati agli atti presso gli uffici di Segreteria.
MODALITA' DI TRATTAMENTO:
1) I registri sono conservati dagli Interessati in luogo chiuso di norma presso la Sala Insegnanti.
2) Eventuali documenti rilevanti sono consegnati agli uffici di Segreteria.
3) Certificati medici per esonero dalle lezioni pratiche di Educazione Fisica o limitazione dell'attività sono consultati e poi restituiti agli uffici di Segreteria.
4) Certificati medici e altri documenti di natura sensibile e non, relativi a particolari interventi didattici (integrazione di alunni portatori di handicap), sono consultati e poi restituiti agli uffici di Segreteria.
5) Gli elaborati degli studenti sono di norma custoditi in archivio sicuro e per il tempo stabilito. Nei casi contenessero dati sensibili, vengono consegnati in busta chiusa alla Segreteria per una conservazione a parte previa informazione al Dirigente Scolastico.
ARCHIVI CARTACEI UTILIZZATI:
Archivio corrente alunni (contiene Fascicoli Personali)
Archivio registri e prospetti
Archivio degli elaborati dell'anno corrente
OPERAZIONE EFFETTUABILE ESCLUSIVAMENTE DALLA SEGRETERIA: ELENCO DEI PRINCIPALI DATI COMUNICATI A ENTI PUBBLICI O A PRIVATI ESTERNI ALLA SCUOLA
1) Elenchi anagrafici (contenenti dati comuni) ad enti pubblici e a privati in occasione di progetti, concorsi, compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, divulgazione di materiale pubblicitario.
2) Elenchi anagrafici (contenenti dati comuni) a ditte esterne per favorire l'ingresso nel mondo del lavoro solo su autorizzazione delle famiglie
